Повторна видача свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану здійснюється відділами державної реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних управлінь юстиції та Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, а також дипломатичними представництвами та консульськими установами України. Повторна видача свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану здійснюється на підставі актового запису цивільного стану, якщо оригінал свідоцтва було вкрадено, загублено, пошкоджено чи знищено та у разі внесення змін до актового запису цивільного стану чи його поновлення. Повторна видача свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану здійснюється за заявою особи, щодо якої складено запис, батьків, усиновлювачів, опікунів, піклувальників, представника закладу охорони здоров'я, навчального або іншого дитячого закладу, де постійно перебуває дитина, органу опіки та піклування. Свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану видається представникам зазначених установ за довіреністю установи та при пред'явленні документів, що посвідчують їх особу. Особам, яким виповнилося 16 років, свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану може повторно видаватися за наявності паспорта (паспортного документа). Свідоцтва про народження дітей повторно видаються їх батькам і усиновителям незалежно від віку дитини. Свідоцтво про смерть повторно видається другому з подружжя, а також дітям, у тому числі й усиновленим, та їх законним представникам, близьким родичам померлого (братам і сестрам, онукам, діду і бабі як з боку батька, так і з боку матері), особі, яка є спадкоємцем за законом або заповітом, представникові органу опіки та піклування у разі виконання ним повноважень з опіки та піклування стосовно осіб, які мають право на отримання такого свідоцтва.

 

Особі, позбавленій батьківських прав, свідоцтва про народження дітей повторно не видаються. Після припинення шлюбу внаслідок його розірвання свідоцтва про шлюб повторно не видаються. У таких випадках на письмове прохання заявників відділ державної реєстрації актів цивільного стану видає витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про шлюб щодо підтвердження дошлюбного прізвища. Свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану можуть повторно видаватись представнику особи, яка має право на повторне отримання свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану, у разі документального підтвердження його повноважень.

 

На свідоцтвах про державну реєстрацію актів цивільного стану, що повторно видаються, робиться відмітка "Повторно". В актовому записі про державну реєстрацію акту цивільного стану, на підставі якого повторно видано свідоцтво, проставляються серія, номер та дата видачі цього свідоцтва.

 

Громадяни України та особи без громадянства, які проживають в Україні, витребовують документи на підтвердження фактів реєстрації актів цивільного стану, здійснених компетентними органами іноземної держави, через Міністерство закордонних справ України, якщо інший порядок не встановлено міжнародними договорами України, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України.

 

Документи про державну реєстрацію актів цивільного стану іноземців, осіб без громадянства та громадян України, які проживають за кордоном, витребовуються через дипломатичні представництва та консульські установи України за кордоном, а також через Міністерство закордонних справ України за заявою або анкетою (установленого зразка), підписаною особою, яка витребовує документи. Якщо договорами про правову допомогу та правові відносини у цивільних і сімейних справах, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України, установлений інший порядок витребування цих документів від компетентних органів іноземних держав, то діють правила, передбачені відповідним договором.

 

Особам, щодо яких державна реєстрація актів цивільного стану проводилась у дипломатичних представництвах або консульських установах України, видача свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану здійснюється відділами державної реєстрації актів цивільного стану головних управлінь юстиції у місті Києві та Київській області, якщо такі записи передано їм на зберігання.

 

У заяві (додатки 24-28) щодо повторної видачі відповідного свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану зазначаються: прізвище, власне ім'я, по батькові та адреса заявника; прізвище, власне ім'я, по батькові особи, щодо якої запитується свідоцтво; яке необхідне свідоцтво; коли і яким органом державної реєстрації актів цивільного стану складено актовий запис цивільного стану; мета запиту цього свідоцтва та проставляється особистий підпис заявника.Якщо витребовується свідоцтво про народження, то додатково зазначаються прізвище, власне ім'я, по батькові батьків.При витребовуванні свідоцтва про шлюб або розірвання шлюбу зазначаються прізвища, власні імена, по батькові обох з подружжя.На заяві (додаток 28) щодо повторної видачі свідоцтва про смерть відділ державної реєстрації актів цивільного стану зазначає дані документів, які підтверджують родинні стосунки заявника з померлим або право на спадкування.

 

Особам, які звернулися до відділу державної реєстрації актів цивільного стану особисто, свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану повторно видаються того самого дня при пред'явленні ними паспорта або паспортного документа.За заявою щодо повторної видачі відповідного свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану, яка надійшла поштою, свідоцтво надсилається в 15-денний строк до відділу державної реєстрації актів цивільного стану України за місцем проживання заявника, про що доводиться до його відома. На заяві зазначаються назва відділу державної реєстрації актів цивільного стану, до якого надіслано свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану, дата надіслання, а також номер і серія свідоцтва. Свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану пересилаються тільки рекомендованими листами. При повторній видачі свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану на підставі метричних книг дата повинна зазначатися за новим стилем (до числа, указаного в метричній книзі щодо події, яка відбулася у XIX столітті до 1 січня 1901 року, слід додати 12 днів, а до числа, зазначеного в метричній книзі щодо події, яка відбулася після 1 січня 1901 року, - 13 днів). Назва місцевості в повторно виданих свідоцтвах про державну реєстрацію актів цивільного стану зазначається відповідно до існуючого адміністративно-територіального устрою на день видачі свідоцтва, а у виняткових випадках, якщо це не є можливим, - за старим адміністративно-територіальним устроєм згідно з даними актового запису цивільного стану, на підставі якого видається документ.

 

Якщо окремі графи в актових записах цивільного стану не заповнені або відсутні, то вони в повторно виданих свідоцтвах про державну реєстрацію актів цивільного стану прокреслюються. Якщо в актовому записі про народження відсутні графи «По батькові» та «Місце народження», що стосуються даних про дитину, або відсутні відомості у цих графах, то одночасно з повторною видачею свідоцтва про народження відомості щодо по батькові та місця народження дитини доповнюються з дотриманням вимог Правил внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 14 січня 2011 року № 96/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 14 січня 2011 року за № 55/18793 (далі - Правила внесення змін), у разі особистого звернення заявника до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання актового запису. Якщо до відділу державної реєстрації актів цивільного стану звернувся представник особи, яка має правові підстави для отримання свідоцтва про народження, відомості доповнюються у разі документального підтвердження його повноважень на вчинення цих дій. Якщо заява щодо повторної видачі свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану надійшла до відділу державної реєстрації актів цивільного стану поштою, графи свідоцтва про народження «По батькові» та «Місце народження» прокреслюються. У повідомленні про направлення свідоцтва про народження до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання заявника одночасно роз’яснюються причини незаповнення окремих граф свідоцтва про народження та порядок доповнення відсутніх відомостей відповідно до Правил внесення змін.

 

Перевірка наявності актового запису цивільного стану проводиться за даними Державного реєстру актів цивільного стану громадян, а також за даними книг державної реєстрації актів цивільного стану і метричних книг, які зберігаються в архіві відділу державної реєстрації актів цивільного стану, до внесення їх відомостей до цього Реєстру. Якщо актового запису цивільного стану в книгах державної реєстрації актів цивільного стану чи в метричних книгах відповідно до дати реєстрації (запису) акту цивільного стану, зазначеної в заяві щодо повторної видачі відповідного свідоцтва, не виявлено, відділом державної реєстрації актів цивільного стану проводиться перевірка першого та другого примірників актового запису цивільного стану за сім років: за рік, указаний у заяві, а також за три попередні і три наступні роки та за поновленими актовими записами цивільного стану. У разі відсутності актового запису цивільного стану відділом державної реєстрації актів цивільного стану заявникові видається витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про відсутність актового запису цивільного стану у порядку, передбаченому Інструкцією з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженою наказом Міністерства юстиції України від 24.07.2008 № 1269/5, зареєстрованою у Міністерстві юстиції України 25.07.2008 за № 691/15382 (далі - Інструкція з ведення Реєстру).  Якщо заявником порушується питання поновлення втраченого актового запису цивільного стану, відділ державної реєстрації актів цивільного стану безпосередньо долучає витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про відсутність актового запису цивільного стану до відповідних матеріалів з поновлення актового запису. У тих випадках, коли актовий запис цивільного стану або метричний запис передано на зберігання до відповідного державного архіву області, міст Києва і Севастополя, відділ державної реєстрації актів цивільного стану витребовує з архіву архівну копію цього запису, на підставі якої повторно видає свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану. Запит щодо витребування архівної копії та видача свідоцтва здійснюються не пізніше трьох робочих днів з дня отримання заяви щодо повторної видачі цього документа та відповідно надходження архівної копії.

 

Фізична особа по досягненні 16-річного віку має право на отримання витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян стосовно відомостей про себе та про своїх родичів за умови пред'явлення паспорта (паспортного документа) і документів, що підтверджують родинні стосунки, за правилами та в порядку, передбачених Порядком ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 22.08.2007 № 1064, та Інструкцією з ведення Реєстру.

 

Якщо на ім'я особи, яка не є родичем померлого, зроблено заповіт в установі банку, то відділи державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання актового запису про смерть повинні видати пред'явнику відповідного документа витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про смерть, форма якого наведена у додатку 3 до Інструкції з ведення Реєстру. Якщо відносно особи, яка не є родичем померлого, але яка згідно з договором особистого страхування життя, укладеним у фінансових установах, створених відповідно до Закону України "Про страхування", є вигодонабувачем, то відділи державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання актового запису про смерть повинні видати пред'явнику зазначеного договору витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про смерть.

 

У кожному відділі ведеться журнал обліку виданих витягів з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, у якому зазначаються порядковий номер, дата надходження заяви, прізвище, власне ім'я, по батькові заявника та місце його проживання, про видачу якого витягу порушено питання, відомості про актовий запис цивільного стану, який є підставою для видачі витягу, а також про документи, пред'явлені заявником для підтвердження родинних стосунків та посвідчення особи, дата видачі витягу та підпис заявника або вихідний номер та дата направлення витягу до компетентних органів іноземних держав для вручення заявникові.

 

Запити Міністерства закордонних справ України, пов'язані з діяльністю органів державної реєстрації актів цивільного стану, направляються Міністерству юстиції України і спрямовуються для виконання Головному управлінню юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головним управлінням юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

 

Запити іноземних установ щодо надіслання документів, пов'язаних з державною реєстрацією актів цивільного стану, виконуються в порядку, передбаченому міжнародними договорами України, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України.  Запити, які надходять від адвокатів або адвокатських об'єднань, виконуються на загальних підставах з дотриманням вимог чинного законодавства.

 

Копії актових записів цивільного стану видаються на підставі ухвали (письмового запиту) суду (судді) у зв'язку зі справами, що перебувають у його провадженні, а також на письмові запити Міністерства юстиції України, відділу державної реєстрації актів цивільного стану України, дипломатичного представництва та консульської установи України, нотаріуса, у веденні якого перебуває спадкова справа, органу досудового розслідування, інших державних органів, якщо запит зроблено у зв'язку зі здійсненням ними повноважень, визначених актами законодавства, із зазначенням мети їх витребування.

 

На запит будь-якої фізичної або юридичної особи відділ державної реєстрації актів цивільного стану видає ксерокопію або фотокопію записів метричних книг, які були складені понад 75 років тому, але включені до об’єднаних книг, загальний строк зберігання яких у відділі ще не минув, якщо це не загрожує стану документів. Якщо на одному аркуші метричної книги знаходиться декілька записів, під час копіювання запитуваного метричного запису інші записи повинні бути закриті. Засвідчення ксерокопії (фотокопії) метричного запису здійснюється з дотриманням вимог діловодства, пошукові дані (номер фонду, опису, справи) вміщуються на звороті кожного аркуша, засвідчувальний напис і печатка відділу державної реєстрації актів цивільного стану розміщуються на звороті останнього аркуша документа.  У тексті засвідчувального напису робиться застереження, що цей документ не може бути розмножений (повністю чи у витягах), в інший спосіб тиражований або включений до інформаційних мереж, баз даних.