1. Порядок організації та проведення особистого прийому громадян у Київській обласній державній адміністрації (далі - Порядок) визначає основні вимоги до організації та проведення особистого прийому громадян у Київській обласній державній адміністрації (далі - особистий прийом).

2. Особистий прийом головою облдержадміністрації, першим заступником, заступниками голови та заступником голови – керівником апарату Київської обласної державної адміністрації здійснюється у приймальні громадян Київської облдержадміністрації за попереднім записом у дні та години, визначені графіком проведення особистого прийому громадян керівництвом Київської облдержадміністрації, що затверджується розпорядженням голови облдержадміністрації.

3. Особистий прийом у дні, не визначені графіком проведення особистого прийому, крім неділі та святкових днів, проводиться відділом роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації без попереднього запису: в понеділок - четвер з 10-00 до 13-00 години та з 14-00 до 17-00 години, у п'ятницю і передсвяткові дні – з 10-00 до 16-00, у суботу - з 9-00 до 13-00 години за адресою: м. Київ, площа Лесі Українки, 1, кімната 36, телефон 286-84-11.

4. Відділи роботи із зверненнями громадян та господарського забезпечення апарату облдержадміністрації забезпечують створення необхідних організаційних і матеріально-технічних умов для проведення особистого прийому у приймальні громадян Київської облдержадміністрації: м.Київ, площа Лесі Українки, 1 (каб.36).

5. Вхід громадян до приймальні громадян облдержадміністрації вільний, не потребує оформлення перепустки.

6. Інформація про графік проведення особистого прийому публікується у засобах масової інформації та розміщується на веб-сайті облдержадміністрації, у приймальні громадян облдержадміністрації в доступному для вільного огляду місці.

7. Запис громадян на особистий прийом проводиться відповідальним працівником відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації у разі, коли порушене громадянином питання залишилося невирішеним по суті після особистого прийому посадовою особою структурного підрозділу облдержадміністрації відповідно до компетенції.

Попередній запис на особистий прийом здійснюється відділом роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації за адресою: м. Київ, площа Лесі Українки, 1, кімната 36 або за телефоном 286-84-11.

8. Під час попереднього запису на особистий прийом з’ясовується прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання громадянина, зміст порушеного питання пропозиції (зауваження), заяви чи скарги, до яких посадових осіб чи органів державної влади він звертався і яке було прийняте рішення, визначається посадова особа чи орган державної влади, до компетенції яких належить вирішення питання, вивчаються документи, інші матеріали, що подаються громадянином для обґрунтування своєї заяви (клопотання), скарги або пропозиції (зауваження).

9. Відділ роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації складає списки громадян, які виявили бажання бути присутніми на особистому прийомі, оформляє реєстраційно-контрольні картки особистого прийому, добірку матеріалів, якщо заявники з цього питання зверталися в облдержадміністрацію раніше, а також іншу довідкову інформацію, пропозиції щодо шляхів вирішення порушених питань.

Напередодні особистого прийому список громадян, які виявили бажання бути на ньому присутніми, подається посадовій особі облдержадміністрації, яка здійснюватиме особистий прийом.

10. Під час особистого прийому громадянин повинен пред'явити документ, що посвідчує його особу.

У прийомі громадян можуть брати участь їх представники, повноваження яких оформлені в установленому чинним законодавством порядку, та/або особи, які перебувають у родинних стосунках з такими громадянами і мають документи, що підтверджують їх особу та повноваження.
Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому не допускається.

11. У разі повторного звернення громадянина вивчаються архівні матеріали порушеного питання, з'ясовуються причини, що його викликали, надаються необхідні роз'яснення та можлива допомога.

12. Посадова особа, яка здійснює прийом, під час особистого прийому розглядає питання по суті, надає відповідно до чинного законодавства обґрунтоване роз'яснення та вживає заходів щодо усунення порушень (за їх наявності).

У разі коли порушене громадянином питання вирішити на особистому прийомі неможливо через складність і необхідність додаткового вивчення, громадянинові може бути запропоновано викласти його у формі письмової заяви.

13. Для забезпечення кваліфікованого роз'яснення поставлених громадянином питань, посадова особа, яка здійснює особистий прийом, може залучати до їх розгляду працівників відповідних структурних підрозділів облдержадміністрації, підприємств, установ та організацій, що належить до сфери управління облдержадміністрації, або одержувати за запитом від них необхідну інформацію.

14. Якщо питання, порушені в одержаному зверненні, не належать до компетенції облдержадміністрації, в строк не більше п'яти днів з дня реєстрації воно надсилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянин, який подав звернення.

15. Письмові та усні звернення (пропозиції, заяви і скарги), подані під час проведення особистого прийому, передаються до відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації для реєстрації відповідно до Інструкції з організації роботи щодо розгляду звернень громадян в апараті, структурних підрозділах Київської обласної державної адміністрації, затвердженої розпорядженням голови Київської обласної державної адміністрації від 10 жовтня 2006 року №829.

16. Облік громадян, яких особисто приймає керівництво облдержадміністрації, та контроль за дотриманням строків розгляду їх звернень, здійснює відділ роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації.

17. Відділ роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації забезпечує:

- проведення першочергового особистого прийому жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня", інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв Соціалістичної праці, Героїв Радянського Союзу, Героїв України;

- своєчасне інформування осіб, які записалися на особистий прийом, про перенесення часу чи дня прийому керівництвом облдержадміністрації в разі їх відсутності у визначений графіком прийому день;

- здійснює систематичний аналіз та узагальнення звернень громадян, що надійшли під час проведення особистого прийому, щокварталу інформує про це керівництво облдержадміністрації.

18. Відділ інформаційно-комп’ютерного забезпечення апарату облдержадміністрації забезпечує розміщення на веб-сайті облдержадміністрації графіку проведення особистого прийому.