Відповідно п.1.1 Плану роботи відділу внутрішнього фінансового контролю та аудиту виконавчого комітету Фастівської міської ради на ІІ півріччя 2018 року відділом проведено аудит фінансовий та відповідності Фастівського міського "Центру соціальних служб для сім'ї, дітей та молоді" за період з 2016, 2017 та завершений звітний період 2018р.

Аудит проведено з 23.07.2018 по 10.08.2018 року. Проект аудиторського звіту вручено 10.08.2018 року.

Аудиторський звіт підписано 13.08.2018 року без заперечень.

В ході аудиту оцінено діяльність установи щодо законності та достовірності фінансової і бюджетної звітності, правильності ведення бухгалтерського обліку, дотримання актів законодавства, планів, процедур з питань стану збереження активів стосовно законності та ефективності використання бюджетних коштів та коштів від основної діяльності, розроблено рекомендації та пропозиції, направлені на покращення стану фінансово-бюджетної дисципліни, ведення бухгалтерського обліку тощо.

В ході аудиту було досліджено стан: виконання кошторису за касовими видатками за період, що підлягав аудиту, доцільність та ефективність використання бюджетних коштів та коштів від основної діяльності, виконання умов договорів на закупівлю робіт та послуг, дотримання законодавства при встановленні посадових окладів, тарифних ставок, надбавок та виплаті премій, відповідність дебіторської та кредиторської заборгованості за наявними на об’єкті контролю документами, правильність ведення бухгалтерського обліку, стан збереження та використання активів та майна тощо.

Проте, в результаті відсутності належної та ефективної системи внутрішнього контролю на різних етапах господарювання працівниками Центру було допущено ряд недоліків та порушень.

Так, в періоді, що підлягав аудиту мали місце фінансові порушення на загальну суму 61243,42 грн., в тому числі що призвели до втрат установи в сумі 26168,82 грн., недоотримання доходів працівниками в сумі 34593,91 грн. та нецільове використання бюджетних коштів в сумі 480,69 гривень.

Аудитом операції на реєстраційних рахунках, відкритих в органах казначейства, та на рахунках в установах банків встановлено, що внедотримання ст.7, ст.22, ст.26, ст.119 Бюджетного кодексу України, п.22 Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 28.02.2002 № 228, протягом І півріччя 2018 року Центром здійснювалося використання коштів передбачених кошторисом на проведення заходів по Програмі «Назустріч дітям» на господарські потреби установи, що призвело до нецільового використання бюджетних коштів в загальній сумі 480,69 гривень

 

Аудитом правомірності здійснення витрат на оплату працівстановлено ряд недоліків та порушень, а саме:

Аудитом правильності та обґрунтованості нарахування посадових окладів встановлено, що у серпні – грудні 2017 року працівникам Центру нарахування заробітної плати проводилося від посадових окладів, які не відповідають затвердженим в штатному розписі на відповідний рік розмірам.

Так, в розрахунково-платіжних відомостях у серпні-грудні 2017 року посадові оклади працівникам Центру встановлені з урахуванням підвищення розміру прожиткового мінімуму з 01.05.2017 та 01.12.2017 року, що суперечить вимогам абз. 3 примітки 1 додатку 1 до Постанови Кабінету Міністрів України від 30 серпня 2002 р. № 1298 «Про оплату праці працівників на основі Єдиної тарифної сітки розрядів і коефіцієнтів з оплати праці працівників установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери» та абз.2 примітки 1 додатку 1 до наказу Міністерства соціальної політики від18.05.2015  № 526 «Про умови оплати праці працівників закладів соціального захисту дітей, закладів соціального обслуговування і центрів соціальних служб для сім’ї, дітей та молоді».

Внаслідок неправомірного підвищення посадових окладів працівникам Центру безпідставно нараховано та виплачено заробітної плати за період серпень-грудень 2017 року в загальній сумі 8224,13 грн. та перераховано до державних цільових фондів кошти в сумі 1809,31 гривень.

Крім того в недотримання п.2.4.5, п.2.6 Додатку №3 до наказу Міністерства праці та соціальної політики України Міністерства охорони здоров’я України від 05.10.2005  № 308/519 Про впорядкування умов оплати праці працівників закладів охорони здоров'я та установ соціального захисту населення, наказу директора Центру від 03.01.2017 №08-03 «Про перехід на нові умови праці працівників Фастівського міського ЦСССДМ на основі ЄТС і коефіцієнтів та втрату статусу посадових осіб місцевого самоврядування» провідним фахівцям із соціальної роботи Прокопенко Н.А. та Пишняк Н.М. протягом 2017 - І півріччя 2018 року посадові оклади не підвищувалися на 15 відсотків у зв'язку зі шкідливими і важкими умовами праці, а виплачувалася відповідна надбавка.

Внаслідок не підвищення посадових окладів на 15% у зв’язку зі шкідливими і важкими умовами праці провідним фахівцям із соціальної роботи, працівниками Центру недоотримано заробітної плати за період 2017 та І півріччя 2018 року в загальній сумі 10739,63 гривень.

Перевіркою правильності та обґрунтованості нарахування доплати за ранг працівникам Центру встановлено, що провідному спеціалісту ФМ ЦСССДМ Пишняк Н.М. наказом від 01.03.2016 року №08-04 встановлений 13 ранг посадової особи місцевого самоврядування.

Однак, в недотримання Додатку №57 до постанови Кабінету Міністрів України від 09.03.2006 №268 "Про упорядкування структури та умов оплати праці працівників апарату органів виконавчої влади, органів прокуратури, судів та інших органів" протягом березня-грудня 2016 року при нарахуванні заробітної плати визначено розмір доплати за ранг в сумі 70,0 грн., при 55,00 грн. – необхідному.

Внаслідок неправомірного визначення розміру доплати за разг безпідставно нараховано та виплачено заробітної плати за період березень-грудень 2016 року в загальній сумі 234,58 грн. та перераховано до державних цільових фондів кошти в сумі 51,61 гривень.

Перевіркою правильності та обґрунтованості нарахування доплати за вислугу років встановлено, що начальнику відділу соціальної роботи ЦСССДМ Кущик Ю.М. наказом від 22.03.2016 №08-05 встановлено надбавку за вислугу років в розмірі 20% посадового окладу з урахуванням доплати за ранг з 20.03.2016 року.

Однак, в недотримання пп.4 п.3 наказу Міністерства праці та соціальної політики від 05.04.2006 №104 «Про умови оплати праці працівників центрів соціальних служб для сім'ї, дітей та молоді» в період з 01.04.2016 по 31.12.2016 при нарахуванні заробітної плати за повний відпрацьований місяць визначено розмір доплати за вислугу років в сумі 307,32 грн., при 360,60 грн. – необхідному.

Внаслідок неправомірного визначення розміру доплати за вислугу років недоотримано заробітної плати за період квітень-грудень 2016 року в загальній сумі 1595,00 гривень.

Аудитом дотримання законодавства при нарахуванні та виплаті працівникам надбавок за високі досягнення в праці встановлено, що в деяких випадках розмір нарахованої надбавки не відповідає розміру встановленому в наказах директора Центру, а саме:

-       бухгалтеру Яківець І.М. наказом директора Центру від 03.01.2017 №08-01 встановлено надбавку в розмірі 40% посадового окладу, однак протягом 2017 року та І півріччя 2018 року відповідна надбавка нараховувалася і виплачувалася в розмірі 50% посадового окладу

-       психологу Яровенку Д.С. наказом директора Центру від 05.03.2018 №08-03 встановлено надбавку в розмірі 30% посадового окладу, однак протягом квітня-червня 2018 року відповідна надбавка нараховувалася і виплачувалася в розмірі 50% посадового окладу

Внаслідок неправомірного визначення розміру надбавки за високі досягнення в праці безпідставно нараховано та виплачено заробітної плати за період січень, серпень-грудень 2016 року, січень-червень 2018 року в загальній сумі 3526,05 грн. та перераховано до державних цільових фондів кошти в сумі 775,73 гривень.

Крім того, в недотримання вимог пп.1 п.2 наказу Міністерства соціальної політики від18.05.2015  № 526 «Про умови оплати праці працівників закладів соціального захисту дітей, закладів соціального обслуговування і центрів соціальних служб для сім’ї, дітей та молоді» протягом квітня-червня 2018 року надбавка за високі досягнення у праці розраховувалася від посадового окладу з урахуванням надбавки за вислугу років.

Внаслідок включення до розрахунку надбавки за високі досягнення в праці надбавки за вислугу років, безпідставно нараховано та виплачено заробітної плати за період квітень-червень 2018 року в загальній сумі 1581,73 грн. та перераховано до державних цільових фондів кошти в сумі 347,98 гривень.

Перевіркою правильності та обґрунтованості нарахування та виплати працівникам премій встановлено, що протягом січня-серпня 2016 року загальний розрахунковий розмір премій визначався у відсотках до посадового окладу з урахуванням доплати за ранг посадової особи місцевого самоврядування чим не дотримано абз.2 пп.2 п.2 наказу Міністерства праці та соціальної політики від 05.04.2006 №104 «Про умови оплати праці працівників центрів соціальних служб для сім'ї, дітей та молоді» та п.3.2 Положення про преміювання працівників ФМ ЦСССДМ (Додаток 2 до Колективного договору)

Внаслідок не включення до розрахунку премій доплати за вислугу років працівниками Центру недоотримано заробітної плати за період січень-жовтень 2016 року в загальній сумі 5771,02 гривень.

Крім того, в деяких випадках розмір нарахованої премії не відповідає розміру встановленому в наказах директора Центру, наприклад: наказом директора Центру від 20.06.2018 №08-13 встановлено працівникам премію за червень в розмірі 60% посадового окладу, однак нараховування і виплата премії проведена в розмірі 50% посадового окладу.

Внаслідок неправильного розрахунку премій працівниками недоотримано заробітної плати у червні 2018 року в сумі 217,47 грн., безпідставно нараховано та виплачено коштів у грудні 2016, січні, квітні 2018 в сумі 784,90 грн. та перераховано до державних цільових фондів кошти в сумі 172,68 гривень.

Перевіркою правильності нарахування та виплати заробітної плати за фактично відпрацьований час, встановлено, що в порушення статті 4, пунктів 1, 5 статті 9  Закону України «Про бухгалтерських обліт та фінансову звітність», КЗпП, Закону України «Про оплату праці» у вересні 2017 року директору Центру Бортовській Ж.П. нараховано і виплачено заробітну плату за невідпрацьований час.

Так, відповідно табелю обліку робочого часу Бортовська Ж.П. у вересні 2017 року не відпрацьовано жодного дня, даний працівник фактично перебував на лікарняному, однак їй нараховано та виплачено аванс заробітної плати в сумі 825,41 гривень. У жовтні 2017 року здійснено перерахунки за вересень 2017 року та утримано з Бортовської Ж.П кошти в сумі 323,77 гривень.

Таким чином, безпідставно нараховано та виплачено коштів в сумі 501,64 грн. та перераховано до державних цільових фондів кошти в сумі 110,36 гривень.

Крім того, психологу Яровенку Д.С. у березні 2018 року нараховано та виплачено заробітну плату за повний відпрацьований місяць в сумі 3097,74 гривень. Відповідно до наказу директора від 05.03.2018 року №08-03 Яровенка Д.С призначено на посаду психолога з 05.03.2018 року. В табелю обліку робочого часу зазначено відпрацьований повний місяць (в т.ч. 01-02 березня 2018 року).

Таким чином, безпідставно нараховано та виплачено коштів в сумі 274,89 грн. та перераховано до державних цільових фондів кошти в сумі 60,48 гривень.

Аудитом встановлено, що в недотримання Закону України Про індексацію грошових доходів населення та Порядку проведення індексації грошових доходів населення затвердженого постановою КМУ від 17.07.2003 №1078 у 2016 році не проводилася індексація заробітної плати, внаслідок чого працівниками Центру недоотримано заробітної плати в загальній сумі 1710,44 гривень.

Крім того, протягом 2017 та І півріччя 2018 року індексація грошових доходів працівників Центру проводилася з недотриманням Порядку проведення індексації грошових доходів населення затвердженого постановою КМУ від 17.07.2003 №1078, а саме неправильно визначався базовий місяць та нарахування індексації здійснювалося коли індекс споживчих цін був меншим 103%.

Внаслідок вищевикладеного, протягом 2017 та І півріччя 2018 року завищено розмір нарахованої індексації та призвело зо безпідставного нарахування та виплати заробітної плати в загальній сумі 4846,26 грн. та перераховано до державних цільових фондів кошти в сумі 1066,18 гривень.

Перевіркою дотримання законодавства при нарахуванні та виплаті штатним працівникам матеріальної допомоги на оздоровлення та соціально побутові потреби, недоліків не встановлено.

Перевіркою правильності розрахунку середньої заробітної плати для нарахування та виплати щорічних відпусток працівникам Центру за період з 2016-2017рр. встановлено, що при обчисленні середньої заробітної плати за час перебування працівників у відпустці не дотримувалися вимоги пп. б п.4, п. 10 Порядку обчислення заробітної плати, затвердженого Постановою КМУ № 100 від 08.02.1995, а саме:

- не застосування коефіцієнту підвищення заробітної плати у 2016 році

- у 2017 році підвищуючий коефіцієнт встановлювався у розмірі підвищення прожиткового мінімуму, а не підвищення посадових окладів

- до розрахунку середньої заробітної плати включалися одноразові виплати (матеріальна допомога на оздоровлення)

Внаслідок вищевикладеного та враховуючи недоліки та порушення викладені в даному розділі, працівниками Центру протягом 2016-2018 років недоотримано заробітної плати в загальній сумі 14560,35 грн., безпідставно нараховано та виплачено коштів в сумі 1475,74 грн. та перераховано до державних цільових фондів коштів в сумі 324,66 гривень.

В ході аудиту проведено оцінку стану оформлення табелів обліку робочого часу та встановлено неналежне їх заповнення, зокрема:

-        кількість днів відпустки та лікарняного проставляється без урахування вихідних днів,

-       дні коли працівник фактично не працював визначені робочими,

-        відсутні сумарно виражені дні відряджень та інше.

Перелічені недоліки та порушення спричиняють виникнення ризиків при проведенні операцій з нарахування заробітної плати та можуть призводити до значної кількості арифметичних помилок та одночасно і фінансових втрат.

 

Так, на виконання п.1.10 заходів з реалізації Програми передбачене фінансування на 2018 рік в загальній сумі 9000,0 грн. (на проведення Міжнародного жіночого дня, Дня сім’ї, Дня родини, Дня матері, Дня усиновлення та інш.).

Однак, протягом І півріччя 2018 року Центром здійснено видатків в загальній сумі 9450,00 грн., в тому числі: Міжнародного жіночого дня в сумі 6550,00 грн., Дня сім’ї та Дня матері в сумі 2900,00 грн., що перевищує обсяг запланованих видатків в сумі 450,0 гривень

Крім того, існують випадки здійснення Центром видатків на проведення загально міських та інших заходів до видачі розпорядження міського голови, наказів по Центру та затвердженого кошторису, а саме:

-       Відповідно розпорядження міського голови від 01.03.2018 №65од Про святкування Міжнародного жіночого дня в місті Фастові у 2018 році, наказу директора Центру від 01.03.2018 №05-04 «Про проведення заходів по відзначенню Міжнародного жіночого дня затверджений 01.03.2018 кошторис витрат на проведення мережевої зустрічі «Жіноцтво фастівської землі у підтримці одна одній» до Міжнародного жіночого дня в сумі 6550,0 грн., однак видатки на забезпечення відповідного заходу згідно платіжних доручень №25,26,27 проведені 27.02.2018 року;

-       Відповідно розпорядження міського голови від 19.07.2018 №228од Про відзначення прийомної сім’ї Гутевич, наказу директора Центру від 22.05.2018 №05-14 «Про відзначення прийомної сім’ї Гутевич затверджений кошторис витрат на проведення заходів до відзначення 10-річниці функціонування прийомної сім’ї Гутевич в сумі 3800,0 грн., однак видатки на забезпечення відповідного заходу згідно платіжних доручення №82 проведені 30.05.2018 року.

 

Аудитом дотримання законодавства при здійсненні державних закупівель, встановлено, що В ФМ ЦСССДМ для організації та проведення процедур закупівель товарів, робіт та послуг на засадах колегіальності в прийнятті рішень тендерний комітет не створений, уповноважена особа за організацію та проведення процедур закупівлі не призначалася, чим не дотримано ст. 11 Закону України «Про здійснення державних закупівель» від 10 квітня 2014 року №1197-VII, ст. 11 Закону України «Про публічні закупівлі» від 25 грудня 2015 року № 922-VIII (який введено в дію з 01.08.2016 року)

В установі у 2016, 2017 та на момент проведення аудиту років відсутнє затверджене Положення про комітет з конкурсних торгів.

З 01.08.2016 року та на момент проведення аудиту річний план закупівель та додаток до нього не затверджувався та не оприлюднювався в системі Prozzoro, чим недотримань ст.4, 10 Закону України «Про публічні закупівлі»

Вище вказане негативно вплинуло на фінансово-економічні показники та відповідно свідчить про необхідність посилення контролю та управлінського реагування.

 

За результатами аудиту ФМ ЦСССДМ рекомендовано:

-       забезпечити витрачання коштів на цілі, що визначені в кошторисах доходів та видатків.

-       дотримуватися норм чинного законодавства при проведенні нарахування та виплати заробітної плати працівникам Центру;

-       дотримуватися вимог заповнення табелів обліку робочого часу

-       дотримуватись вимог законодавства про публічні закупівлі;

-       здійснювати видатки на виконання Програм на підставі затвердженого в установленому порядку кошторису витрат та розпорядження міського голови.

-       забезпечити усунення виявлених аудитом порушень та недоліків та не допускати їх в майбутньому