Під час наради начальник відділу звернень громадян виконавчого комітету міської ради Оксана Папко доповіла про те, що відповідно до розпорядження міського голови від 19.01.2016 №  14 од Про перевірку в структурних підрозділах, організаціях, установах додержання законодавства про звернення громадян  у 2016 році, здійснюється  відповідна перевірка в структурних підрозділах, організаціях, установах у 2016 році.

Вона розповіла, що на виконання Указу Президента України від 07 лютого 2008 року №109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів місцевого самоврядування», відповідно до Закону України «Про звернення громадян»,  п.20 ч.4 ст.42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», з метою підвищення ефективності роботи із зверненнями громадян та з метою усунення недоліків по веденню діловодства проводиться щомісячне  проведення «Дня контролю», у рамках якого здійснюються виїзні перевірки стану виконання доручень, наданих за результатами розгляду звернень громадян. Затверджено графік перевірок додержання законодавства про звернення громадян в міській раді та її виконавчих органах, підприємствах, організаціях, установах. Для проведення перевірок додержання законодавства про звернення громадян в міській раді та її виконавчих органах утворена робоча група виконавчого комітету, керівником якої є керуючий справами виконавчого  комітету міської ради Леся Тхоржевська.

Оксана Папко довела до відома присутніх графік перевірки додержання законодавства про звернення громадян в міській раді та її виконавчих органах, підприємствах, організаціях, установах  в 2016  році.

Начальник архівного відділу Оксана Почапська доповіла з питання про проведення діловодства та архівної справи в організаціях та установах міста, щодо правил зберігання архівних документів.