Апости́ль  — це спеціальний штамп апостиляції, що засвідчує дійсність підписів, статусу осіб, печаток; підтвердження підписів і печаток на офіційних документах апостилем робить ці документи чинними в усіх країнах-учасницях Гаазької конвенції.

10 січня 2002 року Верховною Радою України прийнято Закон України “Про приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів” № 2933-III. Конвенція набула чинності для України 22 грудня 2003 року.

Проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, здійснюється згідно з Правилами проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затвердженими спільним наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України від 5 грудня 2003 року  № 237/803/151/5, та Порядком проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, затвердженим наказом Міністерства юстиції України 11 листопада 2015 року № 2268/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2015 року за № 1420/27865.

Проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, проводиться за допомогою програмних засобів ведення Електронного реєстру апостилів у такому порядку:

- прийняття документів для проставлення апостиля, формування та реєстрація заяви про проставлення апостиля (територіальні органи Міністерства юстиції України);

- розгляд документів, поданих для проставлення апостиля (Міністерство юстиції України);

- проставлення апостиля, відмова у його проставленні (Міністерство юстиції України);

- видача документів за результатом розгляду заяви про проставлення апостиля (територіальні органи Міністерства юстиції України).

Проставлення апостиля здійснюється за заявою будь-якої особи, яка подає відповідний документ, шляхом її особистого звернення до територіальних органів Міністерства юстиції України, крім випадку проставлення апостиля на виписці з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань.

Виписка з Єдиного державного реєстру для проставлення апостиля передається державним реєстратором юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань, яким сформовано таку виписку, до територіальних органів Міністерства юстиції України

Поштовим зв’язком може бути надіслана заява про проставлення апостиля виключно з-за кордону та для проставлення апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану.

Наказом Міністерства юстиції від 18 грудня 2003 року № 161/5 встановлено плату за надання послуги з проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, для громадян України, іноземців та осіб без громадянства – 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51 грн) та для юридичних осіб – 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85 грн).

Рахунок платежу за надання послуги з проставлення апостиля:
Банк отримувача: ГУДКСУ у м. Києві;
Код банку отримувача: 820019;
Одержувач коштів: ГУК у м. Києві;
Код отримувача (код за ЄДРПОУ): 37993783;
Рахунок отримувача: 33214879700001;
Призначення платежу: за проставлення апостиля, код платежу 22012500

Громадяни, які на даний час проживають за кордоном та мають потребу в проставленні апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану, виданих компетентними відділами державної реєстрації актів цивільного стану України, можуть здійснювати оплату послуг з проставлення апостиля у банках - кореспондентах ПАТ “Державний експортно-імпортний банк України” в іноземній валюті на рахунок Державного казначейства, відкритий у ПАТ “Державний експортно-імпортний банк України» (реквізити рахунків та перелік банків-кореспондентів  ПАТ “Державний експортно-імпортний банк України" додаються).

Обов’язковою умовою при цьому є зазначення у заяві на переказ коштів в полі «Призначення платежу» відмітки – “За послуги з проставлення апостиля”.

Після отримання підтверджуючих документів Державного казначейства України та у разі відповідності сплачених коштів розміру плати, встановленому наказом Міністерства юстиції від 18 грудня 2003 року № 161/5, Управлінням державної реєстрації актів цивільного стану проставляється апостиль на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану, виданих відділами державної реєстрації актів цивільного стану України                             

Проставлення апостиля, відмова в його проставленні здійснюються у строк   до 2 робочих днів.

У разі необхідності отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа, а також здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану у випадках відсутності відомостей про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та/або виникнення сумніву щодо їх достовірності строк розгляду документів, поданих для проставлення апостиля, може бути продовжено до 20 робочих днів.

Видача виписок з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань у паперовій формі для проставлення апостиля

Виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних  осіб – підприємців та громадських формувань (далі – виписка з Єдиного державного реєстру) в паперовій формі для проставлення апостиля надається за запитом про надання такого документа заявника шляхом звернення до уповноваженого суб’єкта державної реєстрації, яким є посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України – головних територіальних управлінь юстиції в областях та у місті Києві .

При поданні запиту на отримання виписки з Єдиного державного реєстру заявник одночасно подає документ про оплату послуги з проставлення апостиля.

Якщо заявник звільнений від сплати послуг з проставлення апостиля, він пред’являє уповноваженій особі суб’єкта державної реєстрації документ, що підтверджує право на звільнення від сплати, з якого відповідною особою виготовляється копія та долучається до поданого запиту.

За результатом розгляду запиту щодо надання виписки з Єдиного державного реєстру посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України за допомогою програмних засобів ведення Єдиного державного реєстру формує виписку з цього реєстру.

Виписка з Єдиного державного реєстру, копія запиту щодо надання такої виписки та документ про оплату послуги з проставлення апостиля або копія документа, що підтверджує право на звільнення від такої сплати, державним реєстратором територіального органу Міністерства юстиції України передаються уповноваженій посадовій особі відділу державної реєстрації актів цивільного стану відповідного територіального органу для проставлення на такій виписці апостиля та надання її заявникові відповідно до Порядку проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2015 року № 2268/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2015 року за № 1419/27864.

Після отримання такої виписки посадова особа відділу державної реєстрації актів цивільного стану відповідного територіального органу за допомогою програмних засобів ведення Електронного реєстру апостилів формує відповідну заяву та реєструє її у наведеному Реєстрі із зазначенням дати і часу реєстрації. На сформованій заяві проставляння власного підпису заявником не здійснюється.